Những rủi ro có thể gặp khi đổi đơn vị vận hành chung cư

Hoạt động quản lý vận hành thường ảnh hưởng lớn đến tính thanh khoản của dự án chung cư, đặc biệt đến việc đưa ra quyết định của người mua để ở sau này. Trong xu thế thị trường nhà ở tại Việt Nam phát triển mạnh, ông Matthew Powell - Giám đốc Savills Hà Nội khuyến cáo, các chủ đầu tư rất cần chú trọng đến công tác quản lý vận hành và xem đó như một giá trị gia tăng cho dự án.

"Giá bán của một sản phẩm bất động sản được chủ đầu tư hoạch định từ giai đoạn trước khi dự án thành hình và đi vào vận hành. Song, yếu tố duy trì mức giá lại phụ thuộc vào chất lượng của công tác quản lý vận hành dự án", ông Matthew chia sẻ.

Hiện nay, khi đặt nền móng phát triển dự án chung cư, chủ đầu tư chuyên nghiệp thường chú trọng chọn lựa các đối tác khảo sát, thiết kế, thi công và đặc biệt là quản lý vận hành xuyên suốt vòng đời một dự án. Theo bà Vũ Kiều Hạnh - Giám đốc Bộ phận Quản lý Vận hành Bất động sản, Savills Hà Nội, hoạt động quản lý vận hành chuyên nghiệp tác động tích cực tới tỷ lệ hấp thụ của dự án thông qua các yếu tố tạo được niềm tin với người mua về chất lượng, hệ thống quản lý, quy trình, quy định chuẩn chỉnh. Bởi vậy, các chủ đầu tư thường lựa chọn những đơn vị quản lý có tên tuổi, uy tín và kinh nghiệm trên thị trường.  

Theo quy định, sau 12 tháng kể từ ngày dự án được bàn giao và đưa vào sử dụng, chủ đầu tư cần tổ chức hội nghị nhà chung cư lần đầu để quyết định ban quản trị - là đại diện cho các chủ sở hữu của chung cư. Những cá nhân này đồng thời có quyền đề xuất thay đổi đơn vị quản lý vận hành (còn gọi là ban quản lý).

Điều đó có nghĩa là, khi chưa tổ chức hội nghị nhà chung cư lần đầu thì chủ đầu tư có trách nhiệm tổ chức việc quản lý vận hành nhà chung cư. Sau khi tổ chức thì ban quản trị chung cư có quyền quyết định lựa chọn ban quản lý mới.

Thực tế, sau hội nghị nhà chung cư, phần lớn ban quản trị và cư dân sẽ chọn thay đổi đơn vị quản lý mới, thay thế  đơn vị ban đầu được chọn bởi chủ đầu tư. Việc này sẽ diễn ra theo hình thức đấu thầu và thông thường đơn vị quản lý mới sẽ được chọn lựa dựa trên yếu tố chi phí cạnh tranh.

Tuy nhiên, các chuyên gia của Savills đánh giá, việc thay đổi đơn vị quản lý có thể phát sinh nhiều rủi ro, đặc biệt trong quá trình chuyển giao. Để giảm thiểu rủi ro, bên cạnh yếu tố chi phí, các bên liên quan cần lưu ý các vấn đề sau, khi cân nhắc chuyển đổi đơn vị quản lý tại dự án:

Thứ nhất, mỗi dự án sẽ có những yêu cầu vận hành riêng biệt được đơn vị quản lý hiện tại xử lý theo nguyên tắc và quy định riêng của đơn vị đó. Việc thay đổi đơn vị quản lý sẽ cần nhiều thời gian bàn giao để đơn vị mới tiếp quản thành thục, đơn cử như những vấn đề liên quan đến hệ thống, quy trình quản lý, dữ liệu cư dân.

Những rủi ro trong quá trình chuyển giao sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình vận hành sau này và đời sống của cư dân. Việc này còn chưa kể tới sự khác biệt giữa 2 đơn vị quản lý trong cách thức xử lý vấn đề, cư dân cũng cần thời gian để làm quen và thích nghi.

Thứ hai, những đơn vị được lựa chọn chủ yếu dựa trên yếu tố cạnh tranh trong phí dịch vụ, thường chỉ cung cấp các dịch vụ quản lý cơ bản của tòa nhà. Vì vậy khó có thể nhận định rằng họ đạt được những tiêu chuẩn của một đơn vị quản lý chuyên nghiệp. Điều này không chỉ ảnh hưởng tới chất lượng vận hành mà về lâu dài sẽ tác động xấu tới tuổi thọ, giá trị của dự án.

Thứ ba, các thành viên của ban quản trị nên là những cá nhân có trình độ, hiểu biết về quyền và trách nhiệm của mình, đồng thời có chuyên môn cơ bản trong công tác quản lý vận hành. Quản lý vận hành không chỉ là bảo vệ, dọn dẹp vệ sinh, thu phí mà còn là bảo trì, hỗ trợ phía sau, liên quan tới máy móc và thiết bị tại dự án.

Công tác quản lý vận hành còn liên quan đến hệ thống MEP - bao gồm 4 hạng mục chính:

- Hệ thống thông gió và điều hòa không khí;

- Cấp thoát nước và thiết bị vệ sinh;

- Hệ thống điện;

- Hệ thống báo cháy và chữa cháy.

Các đơn vị quản lý vận hành chuyên nghiệp khi điều hành sẽ trực tiếp nắm cách thức vận hành và chủ động lên lịch bảo trì, bảo dưỡng các thiết bị chuyên dụng này nhằm đảm bảo chất lượng vận hành tốt nhất. Tiêu chí này chỉ thường có ở các đơn vị quản lý chuyên nghiệp.

Thứ tư, khi cư dân chủ động đấu thầu đơn vị quản lý, ngoài vấn đề chi phí dịch vụ cũng cần quan tâm tới các tiêu chí về tên tuổi của nhà quản lý gắn liền với các dịch vụ chuyên nghiệp như: hồ sơ kỹ thuật, kế hoạch nhân sự, quản trị rủi ro, lịch trình bảo dưỡng… Điểm ưu việt của những ban quản lý chuyên nghiệp là công tác quản lý minh bạch tài chính với 2 phía quan trọng là chủ đầu tư và cư dân.

Hiện nay, các đơn vị chuyên nghiệp có xu hướng áp dụng công nghệ để nâng cao hiệu quả quản lý, tối ưu hóa và minh bạch chi phí vận hành tòa nhà, từ đó góp phần tránh những xung đột liên quan giữa các bên. Tại Việt Nam, Savills đang dần dần sử dụng phần mềm Property Cube trong danh mục hơn 100 dự án do Savills quản lý, nhằm minh bạch hoá chi phí quản lý vận hành của dự án.