7 điều cần lưu ý khi thuê văn phòng

Bạn là nhân viên được giao tìm thuê văn phòng? Bạn là chủ công ty cần thuê văn phòng để kinh doanh hoặc mở rộng kinh doanh? Sau đây là 6 lưu ý của Toàn cảnh Bất động sản mà bạn cần nắm trước khi bắt tay vào thuê văn phòng 

Xác thực nhu cầu thuê văn phòng

Hiện nay, xu hướng làm việc online đang trở nên mạnh mẽ, nhất là các doanh nghiệp nhỏ với bộ máy gọn nhẹ. Qua đó các nhân viên chủ động địa điểm làm việc, trao đổi online qua các phần mềm quản lý trực tuyến, khi cần họp trực tiếp thì thuê phòng họp tại co-working space, cafe… nên việc thuê văn phòng là không cần thiết. 

Tuy nhiên phần lớn các công ty sở hữu lượng nhân viên đông đảo sẽ có nhu cầu thuê văn phòng chuyên dụng để có không gian rộng lớn thuận tiện cho nhân viên tương tác và hoàn thành công việc một cách nhanh chóng. 

Cân nhắc vị trí thuê văn phòng

Doanh thu của công ty luôn là ưu tiên hàng đầu. Vì vậy, bạn cần chọn thuê văn phòng có vị trí đắc địa ở nơi sầm uất, giao thông thuận lợi, dễ tìm kiếm nhằm dễ dàng tiếp cận các khách hàng tiềm năng. 

Một yếu tố khác có thể ảnh hưởng đến quyết định chọn vị trí văn phòng thuê là các tiện nghi gần đấy. Nếu chọn được địa điểm xung quanh có đầy đủ các nhà hàng, quán ăn, cửa hàng tiện lợi, quán cà phê,…sẽ rất thuận tiện cho việc tiếp khách sau này và đồng thời cũng đáp ứng được nhu cầu mua sắm của nhân viên vào giờ nghỉ trưa. Đối với một số công ty kinh doanh có hàng trăm giao dịch phát sinh mỗi ngày, việc đặt văn phòng thuê ở gần các ngân hàng cũng là một lựa chọn đáng cân nhắc.

Dự toán chi phí và lập ngân sách thuê văn phòng

Sau vị trí, chi phí có thể là mối quan tâm lớn tiếp theo của doanh nghiệp. Nếu chọn một văn phòng quá tầm so với ngân sách sẽ khiến chi phí thuê trở thành gánh nặng mà công ty phải chi trả hàng tháng. 

Trên thực tế khi đi thuê văn phòng, hàng tháng ngoài tiền thuê bạn còn phải thanh toán một loạt các chi phí bổ sung khác như phí giữ xe, phí internet, tiền điện nước, phí sử dụng phòng họp,…. Các khoản phí xem chừng nho nhỏ như vậy nhưng khi tổng hợp lại “ngốn” bộn tiền nếu bạn không tính chúng vào ngân sách ban đầu của mình. Vậy nên bạn cần thương lượng kỹ với chủ tòa nhà hoặc bên cho thuê, để đảm bảo các khoản phí thuê rõ ràng và được ghi chi tiết trong hợp đồng. Tốt nhất là nên thuê văn phòng trọn gói, giá chốt cuối cùng đã bao gồm các chi phí tiện ích cần thiết.

Sau khi quyết định địa điểm và tham khảo các mức chi phí bạn nên dự toán một ngân sách phù hợp với khả năng tài chính của doanh nghiệp.

Dự toán chi phí sửa chữa văn phòng thuê

Sửa chữa cũng là một loại phí đáng kể mà bạn nên quan tâm trước khi quyết định thuê văn phòng. Thử tưởng tượng một ngày nọ công ty đang làm việc bình thường, bỗng chốc bóng đèn hư, tường bị thấm nước, hệ thống báo cháy có vấn đề,…thì ai sẽ chịu trách nhiệm và trả phí sửa chữa cho các vấn đề này?

Ở góc độ luật pháp, theo Điều 479 của Bộ luật dân sự 2015 có quy định về nghĩa vụ bảo quản tài sản thuê như sau:
- Bên thuê phải chịu trách nhiệm bảo quản tài sản thuê cũng như phải bảo dưỡng tài sản và sửa chữa nhỏ; trong trường hợp nếu bên thuê làm mất, làm hư hỏng thì phải chịu trách nhiệm bồi thường.
- Bên thuê sẽ không phải chịu trách nhiệm đối với những hao mòn tự nhiên do việc sử dụng tài sản thuê.
- Nếu được bên cho thuê đồng ý thì bên thuê có thể tiến hành tu sửa, làm tăng giá trị tài sản thuê và có quyền yêu cầu bên cho thuê tiến hành thanh toán chi phí hợp lý cho mình.

Đối với nghĩa vụ của bên cho thuê, pháp luật cũng quy định theo điều 477 của bộ luật dân sự 2015 trích dẫn:
- Bên cho thuê phải bảo đảm tài sản thuê trong tình trạng như đã thỏa thuận, phù hợp với mục đích thuê trong suốt thời gian cho thuê; phải sửa chữa những hư hỏng, khuyết tật của tài sản thuê, trừ hư hỏng nhỏ mà theo tập quán bên thuê phải tự sửa chữa.

Như vậy những công ty bạn - bên đi thuê phải có trách nhiệm bảo quản các tài sản trong văn phòng thuê. Trong trường hợp các thiết bị, cơ sở hạ tầng bị hỏng không phải do lỗi của công ty thì bạn có quyền yêu cầu chủ tòa nhà sửa chữa hoặc thay mới các thiết bị. Tất nhiên để an toàn, bạn nên liệt kê điều này vào hợp đồng thuê để tranh xảy ra các tranh chấp sau này.

Tìm kiếm thuê văn phòng từ các nhà môi giới

Quá trình tìm kiếm văn phòng có thể quá sức đối với những người lần đầu đi thuê. Để đơn giản hơn bạn có thể tìm một đại lý môi giới bất động sản hoặc nhà môi giới trong khu vực, họ sẽ nhanh chóng chỉ điểm những khu vực phù hợp với nhu cầu của bạn. 

Ngoài ra, bạn có thể tham khảo mức giá trên các trang chuyên tin bất động sản, dò tìm đánh giá của cộng đồng mạng để biết thêm thông tin về địa điểm thuê sắp tới. 

Xem xét thời hạn thuê văn phòng

Thời gian thuê cũng là một yếu tố quan trọng trước khi quyết định thuê văn phòng. Bạn cần phải xem xét định hướng phát triển của công ty trong tương lai, đôi khi ban quản trị chỉ muốn tìm kiếm một địa điểm làm việc tạm thời trong ngắn hạn, sau sẽ có các chính sách mở rộng quy mô doanh nghiệp. Vì vậy bạn không nên ràng buộc vào một cam kết thuê lâu dài. Hãy xin tư vấn của ban quản trị doanh nghiệp trước khi quyết định thời hạn thuê văn phòng.

Rà soát kỹ điều khoản hợp đồng thuê văn phòng

Sẽ có rất nhiều trường hợp bất ngờ xảy ra buộc bạn phải ngừng thuê văn phòng. Vì thế hãy chắc chắn rằng bạn cảm thấy thoải mái chi trả bất kỳ khoản phí hoặc mức phạt nào nếu phải hủy hợp đồng thuê trước thời hạn.